home
Mail ons

De Fotoclub Salland is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit document zal de Fotoclub Salland vastleggen hoe de AVG wordt toegepast zodat de privacy van de leden gewaarborgd is binnen het kader van de wettelijke regeling.

Het bestuur van de Fotoclub Salland.

 1.      Basisprincipes

Wat is privacy?

 

Privacy is simpel gezegd het recht om met rust gelaten te worden. Onderdeel ervan is de bescherming van persoonsgegevens: er zijn wettelijke regels voor de omgang met informatie over een persoon.
 
Wat is een persoonsgegeven?

 

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een levende en identificeerbare persoon, dat wil zeggen: direct of indirect herleidbaar tot een individu. Welk soort gegeven het is maakt niet uit. Enkele voorbeelden zijn:
-          Voor- en achternaam;
-          (e-mail) adres;
-          Lidnummer.
 
Wanneer verwerk je persoonsgegevens?

 

Het begrip “verwerken” is breed. Iedere handeling met een persoonsgegeven is in de praktijk een verwerking. Het gaat om verzamelen, bewaren, verplaatsten, wissen, doorsturen, aanpassen, kwijtraken of vernietigen van persoonsgegevens.
 
Wanneer mag je als vereniging persoonsgegevens verwerken?

 

Je mag persoonsgegevens volgens de wet alleen verwerken voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel.
 
2.      Doeleinden

 

De Fotoclub Salland verzamelt of gebruikt persoonsgegevens alleen voor doeleinden die worden beschreven in dit privacyreglement (artikel 5 AVG).
 
Dit zijn:
-          Betrokkenen van de juiste (contact)informatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Fotoclub Salland (zoals: zaterdagactiviteiten en jaaruitje);
-          Activiteiten voor inschrijving van evenementen (zoals: Strongsisterrun);
-          Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van de Fotoclub Salland (doelstelling nieuwe website);
-          Het berekenen, vastleggen en innen van contributie en andere bijdragen;
-          Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding;
-          Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst.
 
Rechtmatige grondslag:

 

De Fotoclub Salland verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor een rechtmatige grondslag van toepassing is (artikel 6 AVG):
-          Voor de uitvoering van een overeenkomst waar betrokkene onderdeel van was;
-          Voor een goede vervulling van de taak die de Fotoclub Salland vervult.
 
Andere zaken die worden genoemd, zoals religie, afkomst of gezondheidstoestand van betrokkenen zijn niet bij de Fotoclub Salland bekend en worden dus niet vastgelegd. 
 
3.      Ledenadministratie

 

De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking.
Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden van de Fotoclub Salland, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.
 
Persoonsgegevens:

 

De Fotoclub Salland verwerkt de volgende gegevens van personen:
-          Voor- en achternaam;
-          Adresgegevens;
-          Telefoonnummers;
-          Verwijzingen naar websites van leden;
-          E-mail adressen;
-          Datum ingang lidmaatschap;
-          Bankgegevens worden door de penningmeester bewaard voor het uitbetalen van declaraties;
-          Bij gepubliceerde foto’s op facebook, in persberichten of op de website worden de namen vermeld van de makers van de foto’s.
 
 

Welke privacyregels gelden er voor een ledenadministratie?

 

Je mag uitsluitend persoonsgegevens opnemen voorzover er een rechtmatig doel voor bestaat.
Je mag persoonsgegevens niet zomaar gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze verkregen zijn.
 
Mag je NAW-gegevens en e-mailadressen delen met sponsoren?

 

Sponsoren of andere partijen hebben vaak interesse in NAW-gegevens van leden, zodat zij commerciële boodschappen kunnen versturen. Het doorgeven van NAW-gegevens vereist uitdrukkelijke toestemming van een lid.
Als het versturen van post of e-mails aan leden in algemene zin is goedgekeurd door de ledenvergadering, dan is individuele toestemming niet meer nodig.
Zorg wel dat het voornemen tot doorgifte vooraf met de leden wordt gecommuniceerd, en geef leden gedurende een redelijke termijn de kans om zich te verzetten tegen de verstrekking van hun NAW-gegevens.
Voor de vertrekking van e-mailadressen geldt een strenger regime. Een sponsor mag vanwege de SPAM-regels geen commerciële berichten versturen zonder uitdrukkelijke toestemming van de individuele ontvangers.
 
 

Ledenlijst

 

Een vereniging mag een ledenlijst in principe beschikbaar stellen aan de eigen leden.
Het advies is om de algemene ledenvergadering daar eenmalig mee te laten instemmen.
De Autoriteit Persoonsgegevens is van mening dat het publiceren van een ledenlijst op een website slechts is toegestaan op een voor de leden afgeschermde pagina.
  
Hoe lang mag je de gegevens uit een ledenlijst bewaren?

 

Persoonsgegevens van een uittredend lid in principe niet langer dan twee jaar na einde van het lidmaatschap.
 
Beveiliging

 

De ledenadministratie kan een interessant doelwit zijn voor kwaadwillenden. Zorg dus voor goede technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
  

4.      Beeldmateriaal en sociale media

 

Waar moet je op letten bij het maken en publiceren van foto’s?

 

Foto’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn meestal persoonsgegevens. Voor het maken en publiceren heb je meestal toestemming nodig van betrokkene. Je kunt dit op voorhand oplossen door het opnemen van een algemene toestemmingsbepaling in de lidmaatschapsvoorwaarden of evenementsvoorwaarden (voorstel: om bij het publiceren van foto’s van modellen alleen de voornamen te vermelden).
Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor publicatie. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft het recht zich te verzetten tegen publicatie. In de regel moet je gehoor geven aan een dergelijk verzoek.
 
Social Media

 

Als vereniging ben je verantwoordelijk voor de verspreiding op de sociale media en website.
Denk als vereniging dus na wat wenselijk, en wat onwenselijk is.
De kern is dat de privacy geborgd wordt van leden/personen die dergelijke publiciteit willen vermijden, en dat je adequaat omgaat met klachten. De website van Fotoclub Salland bevat teksten inzake programmering, evenementen etc. Bij de gepubliceerde foto’s zijn de volledige namen van de makers vermeld. Wij stellen dat, door hen zelf, aangeleverde foto’s van de leden mogen worden gebruikt voor publicatie.